AI-Tutor im Praxistest: Kosten senken und Service erhöhen - Eine Apporbations-Akademie zeigt wie es geht

Deutschland braucht Fachkräfte – dringend. Vor allem im Gesundheitswesen warten viele qualifizierte Zuwandernde auf ihre berufliche Anerkennung. Der Weg dorthin ist oft steinig: komplexe Sprachprüfungen, umfangreiche Formulare, hohe Anforderungen an die Selbstorganisation. Für Bildungsanbieter im Bereich Approbation bedeutet das: hoher Betreuungsaufwand bei begrenzten Ressourcen.

Wie lässt sich diese Herausforderung meistern, ohne Qualität einzubüßen? Die Antwort liegt in der Kombination aus digitalem Lernen und Künstlicher Intelligenz. In diesem Praxisbeispiel zeigen wir, wie eine Akademie mit Fokus auf Anerkennungsverfahren erfolgreich den AI-Tutor von Alphabees einsetzt – und so Personal entlastet und gleichzeitig die Motivation der Lernenden steigert.

Fachkräftemangel in Deutschland. Medizin un Pflege sind besonders betroffen. Der AI-Tutor von Alphabees hilft internationalen Fachkräften bei der Fachsprachprüfung in der beruflichen Anerkennung (Approbation).

Die Problemstellung:

• Komplexe Inhalte, viele Fragen
  Die Vorbereitung auf Fachsprachprüfungen und die Approbation ist fordernd. Es geht nicht nur um medizinisches Fachwissen, sondern auch um bürokratische Abläufe, kulturspezifische Kommunikation und sprachliche Präzision. Teilnehmende haben viele Fragen – oft auch außerhalb der Unterrichtszeiten.
  

• Integration von Fachkräften überfordert den deutschen Bildungsmarkt
  Trainer*innen sind nicht unbegrenzt verfügbar. Der Aufwand für individuelle Rückmeldungen, Korrekturen und administrative Hilfestellung wächst mit jeder neuen Teilnehmergruppe. Gleichzeitig steigt der Erwartungsdruck: Lernende wünschen sich flexible, schnelle Antworten und persönliches Feedback – jederzeit.
  

• Unterschiedliche Herkunft, unterschiedliche Herausforderungen
  Die Teilnehmenden der Approbations-Akademie kommen aus verschiedensten Ländern. Das bedeutet: unterschiedliche sprachliche Voraussetzungen, kulturelle Prägungen und Bildungshintergründe. Hinzu kommen teils komplexe und stark variierende Anerkennungsverfahren, abhängig vom Herkunftsland und den jeweiligen Abschlüssen. Diese Vielfalt stellt hohe Anforderungen an die Lernbegleitung – inhaltlich, sprachlich und organisatorisch.
  

• Was Lernende wirklich brauchen
  Die Akademie suchte eine Lösung, die rund um die Uhr Unterstützung bietet, ohne das Team zusätzlich zu belasten. Wichtig war: Die KI sollte nicht nur Wissen vermitteln, sondern auch sprachlich sensibel, themenspezifisch und nachvollziehbar kommunizieren.

Effizienzsteigerung durch den AI-Tutor.

• Multilingualer Support rund um die Uhr
  ”Seit wir den AI-Tutor einsetzen, bekommen unsere Teilnehmenden jederzeit Unterstützung – auf Deutsch, Arabisch, Türkisch oder einer der anderen 80 verfügbaren Tutor-Sprachen. Der Tutor erklärt die Anerkennungsverfahren, hilft bei Prüfungsaufgaben und stellt Übungsfragen bereit. Für uns als Team ist das eine echte Entlastung: Wir müssen nicht mehr ständig dieselben Fragen beantworten und haben wieder mehr Zeit für das Wesentliche.”
  

• Automatisiertes Feedback zur Fachsprachprüfung
  ”Für mich war besonders beeindruckend, wie der AI-Tutor unsere Teilnehmenden bei der Vorbereitung auf die Fachsprachprüfung unterstützt. Der Tutor gibt gezieltes Feedback zu ihren Formulierungen und ihrem sprachlichen Ausdruck – und das passgenau abgestimmt auf die offiziellen Prüfungsanforderungen. Unsere Lernenden können ihre Antworten jederzeit testen, überarbeiten und erhalten direkt Vorschläge zur sprachlichen Verbesserung.

  Wichtig war mir dabei: Der AI-Tutor arbeitet ausschließlich mit unseren eigenen, geprüften Lernmaterialien. So kann ich sicher sein, dass die Antworten nicht nur korrekt, sondern auch inhaltlich exakt auf unseren Unterricht abgestimmt sind.”
  

• Integration ins LMS – so funktioniert’s
  ”Den AI-Tutor haben wir direkt in unser bestehendes Lernmanagementsystem (Moodle) eingebunden. Die Einrichtung war unkompliziert, das Interface intuitiv. Während die Konfiguration des AI-Tutors im Verwaltungsportal von ALphabees abläuft, findet die Platzierung des ChatWidgets direkt in Moodle über ein speziell entwickeltes moodle Block Plugin statt. Im Plugin kann ich zwischen meinen verschieden konfigurierten Tutoren wählen und sie in den jeweiligen moodle Kursen einfügen.”

Moodle User-Interface der Approbations-Akademie und geöffneter AI-Tutor als ChatWidget.

Ergebnisse aus der Praxis

• Gesteigertes Serviceangebot
  Teilnehmende können nun jederzeit Fragen stellen – auch abends, am Wochenende oder während der Selbstlernphase. Das sorgt für mehr Selbstständigkeit und weniger Frust.
  

• Höhere Lernmotivation und weniger Prüfungsängste
  Der Tutor reagiert individuell, freundlich und ermutigend. Lernende berichten, dass sie sich sicherer fühlen und mehr Freude am Lernen haben – besonders in stressigen Phasen vor Prüfungen.
  

• Entlastung der Lehrkräfte
  Trainer*innen müssen nicht mehr jede Rückfrage beantworten oder Übungen korrigieren. Sie gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt: gezielte Unterstützung, persönliche Gespräche, fachliche Tiefe.
  

• Zeitgewinn für individuelle Förderung
  Die freigewordenen Ressourcen ermöglichen es der Akademie, intensiver auf einzelne Lernende einzugehen – und gleichzeitig mehr Teilnehmende aufzunehmen, ohne die Qualität zu gefährden.

Fazit: Der AI-Tutor wird Trainer:innen nicht ersetzen, aber er wird ihnen Zeit sparen und die Lernerfahrung massiv verbessern.

Der AI-Tutor von Alphabees ist keine Konkurrenz für Lehrkräfte – im Gegenteil: Er entlastet sie von zeitaufwändigen Routineaufgaben und schafft Raum für das, was wirklich zählt. Trainer:innen können sich stärker auf die individuelle Förderung konzentrieren, Gespräche auf Augenhöhe führen und gezielt dort unterstützen, wo menschliches Feingefühl gefragt ist.

Lernende profitieren von unmittelbarem Zugang zu Wissen – rund um die Uhr, in ihrer Sprache und auf ihrem Lernniveau. Das senkt Frustration, fördert Eigenverantwortung und erhöht die Chance, auch anspruchsvolle Qualifizierungsziele wie die Approbation erfolgreich zu erreichen.

Was im Bereich der beruflichen Anerkennung funktioniert, lässt sich auch auf andere Bildungsbereiche übertragen: Ob Pflege, IT, Technik oder Sprachen – überall dort, wo individuelle Fragen entstehen, Lernmaterialien strukturiert vorliegen und Fachkräfte knapp sind, kann ein AI-Tutor sinnvoll unterstützen.

Fazit: Der AI-Tutor ist kein Ersatz für gute Lehre – aber ein wirkungsvoller Begleiter, der Bildungsanbieter zukunftsfähig macht und Lernprozesse nachhaltig verbessert.